E-Rechnungspflicht 2025–2028: Der Fahrplan für KMU

Die E-Rechnung ist im deutschen B2B-Bereich keine Zukunftsmusik mehr, sondern gesetzliche Pflicht. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde ein verbindlicher Fahrplan festgelegt. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Stichtage zusammen und zeigt, worauf KMU achten sollten – ersetzt aber keine steuerliche Beratung.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann. Wichtig: Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung – auch wenn es per E-Mail verschickt wird. Es ist lediglich ein digitales Abbild einer Papierrechnung.

Zulässige Formate in Deutschland sind insbesondere:

• XRechnung – ein rein strukturiertes XML-Format, etabliert im öffentlichen Auftragswesen.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x, Profil EN 16931) – ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML, das für Menschen lesbar und maschinell verarbeitbar zugleich ist.

Der Fahrplan im Überblick

Ab wann	Pflicht
1. Januar 2025	Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
1. Januar 2027	Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €
1. Januar 2028	Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen

Bis zum jeweiligen Stichtag dürfen mit Zustimmung des Empfängers übergangsweise noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt werden. Die Empfangsfähigkeit ist aber bereits seit Anfang 2025 für alle Pflicht – auch für kleine Unternehmen.

Was das konkret für KMU bedeutet

1. Empfang sicherstellen (sofort): Sie müssen strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Ein Postfach allein reicht nicht – die Rechnung muss ins System einfließen.
2. Ausstellung vorbereiten: Je nach Umsatz greift die Pflicht 2027 oder 2028. Wer früh umstellt, vermeidet Last-Minute-Stress.
3. Archivierung beachten: E-Rechnungen müssen im Originalformat GoBD-konform und unveränderbar aufbewahrt werden.

Worauf Sie bei der Software achten sollten

Eine geeignete Buchhaltungs- oder ERP-Lösung sollte:

• XRechnung und ZUGFeRD sowohl empfangen als auch ausstellen können,
• E-Rechnungen revisionssicher archivieren (siehe auch unser Artikel zur GoBD-konformen Buchhaltung),
• und sich in Ihren bestehenden Rechnungs- und Buchungsworkflow einfügen.

Das Buchhaltungsmodul von VertooERP unterstützt XRechnung und ZUGFeRD nativ und legt Belege GoBD-konform unveränderbar ab. Durch das Self-Hosting bleiben alle Rechnungsdaten in Ihrem Verantwortungsbereich.

Fazit

Die Empfangspflicht gilt bereits – die Ausstellungspflicht kommt je nach Umsatz 2027 oder 2028. KMU sollten nicht bis zum letzten Stichtag warten, sondern frühzeitig prüfen, ob ihre Software E-Rechnungen empfangen, ausstellen und revisionssicher archivieren kann. Für die verbindliche Beurteilung Ihres Falls sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.